Een van de meest gestelde vragen van ondernemers met een achterstallige boekhouding is: “Welke documenten heb ik eigenlijk nodig?”
Dat is begrijpelijk. Wanneer je administratie maanden of zelfs jaren achterloopt, kan het lastig zijn om te bepalen waar je moet beginnen. Veel ondernemers denken dat ze eerst alle documenten compleet moeten hebben voordat ze hulp kunnen inschakelen. In de praktijk is dat niet nodig.
Het belangrijkste is dat je begint. Zelfs wanneer documenten ontbreken, kan een groot deel van de administratie vaak alsnog worden gereconstrueerd.
In dit artikel leggen we uit welke documenten belangrijk zijn bij het herstellen van een achterstallige boekhouding en waarom deze stukken nodig zijn.
Waarom zijn documenten zo belangrijk?
Een boekhouding bestaat uit meer dan alleen inkomsten en uitgaven. Om een administratie correct te verwerken moeten alle financiële transacties kunnen worden onderbouwd.
Daarvoor zijn documenten nodig die inzicht geven in:
- Ontvangen betalingen
- Betaalde kosten
- Openstaande facturen
- Belastingverplichtingen
- Financiële verplichtingen
- Vermogen en schulden
Hoe completer de administratie, hoe sneller een achterstand kan worden weggewerkt.
Bankafschriften vormen de basis
Wanneer een administratie achterloopt, beginnen we vrijwel altijd met de bankafschriften.
Banktransacties geven namelijk een compleet overzicht van alle geldstromen binnen een onderneming.
Denk hierbij aan:
- Ontvangen betalingen van klanten
- Betalingen aan leveranciers
- Huurbetalingen
- Verzekeringen
- Belastingbetalingen
- Zakelijke abonnementen
- Leningen en aflossingen
Welke bankafschriften zijn nodig?
Idealiter ontvangen we:
✓ Zakelijke bankrekeningen
✓ Spaarrekeningen
✓ Eventuele zakelijke creditcards
✓ PayPal rekeningen
✓ Mollie of Stripe overzichten
✓ Privérekeningen die zakelijk zijn gebruikt
Wanneer andere documenten ontbreken, kunnen bankafschriften vaak helpen om de administratie alsnog grotendeels te reconstrueren.
Verkoopfacturen: inzicht in jouw omzet
Verkoopfacturen zijn belangrijk om de omzet correct vast te leggen.
Deze facturen laten zien:
- Welke diensten of producten zijn verkocht
- Aan welke klant
- Voor welk bedrag
- Welke btw is berekend
Welke verkoopfacturen zijn nodig?
Denk aan:
✓ Verstuurde facturen
✓ Creditfacturen
✓ Openstaande facturen
✓ Factuuroverzichten uit boekhoudsoftware
✓ Exportbestanden uit facturatiesystemen
Voor ondernemers die werken met online software kunnen deze gegevens vaak eenvoudig worden geëxporteerd.
Inkoopfacturen en zakelijke kosten
Naast omzet moeten ook alle zakelijke kosten worden verwerkt.
Deze kosten hebben invloed op:
- De winst
- De btw aangifte
- De inkomstenbelasting
- De vennootschapsbelasting
Veel voorkomende inkoopfacturen
- Leveranciersfacturen
- Huurfacturen
- Telefoon en internet
- Leasekosten
- Software abonnementen
- Marketingkosten
- Verzekeringen
- Kantoorbenodigdheden
Hoe beter deze kosten zijn vastgelegd, hoe nauwkeuriger de administratie kan worden bijgewerkt.
Bonnetjes: klein maar belangrijk
Veel ondernemers onderschatten het belang van bonnetjes.
Toch bevatten deze vaak kosten die anders niet zichtbaar zijn in de administratie.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Brandstof
- Parkeerkosten
- Gereedschap
- Kantoorartikelen
- Kleine inkopen
Wat als bonnetjes ontbreken?
Dat komt regelmatig voor.
Wanneer een bon ontbreekt, kijken we samen welke alternatieve bewijsstukken beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld een banktransactie of een digitale factuur.
Belastingbrieven geven inzicht in de situatie
Belastingbrieven zijn vaak een belangrijke bron van informatie.
Hieruit blijkt namelijk:
- Welke aangiftes ontbreken
- Welke aanslagen zijn opgelegd
- Of er boetes zijn opgelegd
- Welke betalingsregelingen lopen
Verzamel daarom zoveel mogelijk:
✓ Btw correspondentie
✓ Inkomstenbelasting
✓ Vennootschapsbelasting
✓ Herinneringen
✓ Aanmaningen
✓ Boetebeschikkingen
✓ Betalingsregelingen
Veel ondernemers laten deze brieven ongeopend liggen uit angst voor slecht nieuws. Toch is juist deze informatie essentieel om een plan van aanpak te maken.
Jaarstukken en eerdere administraties
Wanneer er in het verleden een boekhouder actief is geweest, zijn oude jaarstukken zeer waardevol.
Deze documenten geven inzicht in de financiële situatie van voorgaande jaren.
Handige documenten zijn:
- Jaarrekeningen
- Balansen
- Winst en verliesrekeningen
- Grootboekoverzichten
- Eerdere belastingaangiftes
- Administratieve rapportages
Hierdoor ontstaat sneller inzicht in waar de achterstand precies begint.
Wat als je niet alles meer hebt?
Dit is misschien wel de grootste zorg van ondernemers.
Veel mensen denken dat hulp pas mogelijk is wanneer alle documenten compleet aanwezig zijn.
Dat is niet zo.
In de praktijk ontbreekt er vrijwel altijd wel iets.
- Bonnetjes raken kwijt.
- Facturen verdwijnen.
- Software wordt niet meer gebruikt.
- Inloggegevens zijn verdwenen.
Dat betekent niet dat de administratie niet meer kan worden hersteld.
Door gebruik te maken van bankafschriften, leveranciersinformatie, belastinggegevens en bestaande administratie kunnen veel gegevens alsnog worden achterhaald.
Hoe bereid je jezelf voor?
Wil je jouw achterstallige boekhouding laten bijwerken?
Begin dan met het verzamelen van:
✓ Bankafschriften
✓ Verkoopfacturen
✓ Inkoopfacturen
✓ Bonnetjes
✓ Belastingbrieven
✓ Jaarstukken
Maak je geen zorgen wanneer niet alles compleet is. Het belangrijkste is dat je begint met wat je wel hebt.
Veelgestelde vragen
Wat is het belangrijkste document?
Bankafschriften vormen meestal de basis. Hiermee kan een groot deel van de administratie worden gereconstrueerd.
Kan mijn boekhouding worden bijgewerkt als ik documenten mis?
Ja. In veel gevallen kunnen ontbrekende gegevens alsnog worden achterhaald via andere bronnen.
Moet ik alles zelf uitzoeken?
Nee. Juist wanneer je niet weet waar je moet beginnen, kan professionele begeleiding veel tijd en stress besparen.
Hoe lang duurt het om een achterstand weg te werken?
Dat hangt af van de omvang van de achterstand en de beschikbaarheid van documenten. Iedere situatie is anders.
Conclusie
Een achterstallige boekhouding hoeft geen onoplosbaar probleem te zijn. Ook wanneer documenten ontbreken, zijn er vaak mogelijkheden om de administratie weer op orde te brengen.
Hoe eerder je begint met het verzamelen van de beschikbare stukken, hoe sneller er weer overzicht ontstaat.
Weet je niet welke documenten je nog hebt of mist?
Geen probleem. Tijdens een vrijblijvend gesprek bekijken we samen welke stukken nodig zijn om jouw administratie weer op orde te brengen.
Neem vandaag nog contact op met ReStart Finance en ontdek hoe wij je kunnen helpen om weer grip te krijgen op jouw administratie en financiën.